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心理职场必备:开好会多准备会议前要做点啥

归档日期:07-07       文本归类:多点会议      文章编辑:爱尚语录

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  召开会议的首项准备工作是确定会议的目的和目标。开会应该有明确的目的。了解各种会议所具有的功能及所能达到的目标,是设定会议目的和目标的重点。

  设定会议目的和目标只是一个大方向,想把会议开得有效率,还必须拟妥相关的议题。在拟定议题时,有三点值得注意:

  (1)议题必须紧扣会议目标。凡是与会议的目的无关的议题都不要列入会议的议程,以免分散会议的主题,从而既延长会议时间,又有可能引起不必要的麻烦。

  (2)各项议题之间最好存在有机的联系,且按逻辑顺序排列。只有这样,才能使会议得以顺利进行。会议的顺利进行往往取决于上一个问题的解决。上一个问题不解决或解决得不够彻底,往往会影响下一个问题的讨论和解决。

  (3)应清楚地指出各项议题所需讨论的时间。这样可以使与会人员做到心中有数。

  (1)必须保证会议使用时间,避免在会议尚未结束时,会议室又有其他安排,致使会议中断或转移地点。

  (4)有必要的设施条件。一般如桌椅、照明、通风、通信等;高级的,如视听、投影、音像器材等。

  (1)要有充足的准备时间。除非是处理紧急的突发事件,一般来说,充分准备是召开会议的必要条件。

  (4)谨慎邀请对达到会议目标有冲突的人参加会议。请他们参加会议,可以沟通和说明,以免受其干扰。如果主持人没有说服他们的把握,则不应邀请他们参加会议,而应采用会外说服方式,以免会议陷入僵局。

  (5)对于善于作出客观判断,勇于表达自己的见解,或有高度沟通意愿的人,应该优先考虑。

  每次会议都要安排好进行程序。会议主持人必须按程序妥善地掌握好会议进度,这样才能高效率地开好会议并取得好的效果。一般而言,会议的进行程序大致可分为四个阶段:

  (1)开始阶段:主持人宣布正式开会,说明会议的目的及意义,介绍与会的重要人物,提醒与会者注意相关的会议事项。

  (2)讨论或报告阶段:与会者在主持人的引导下分别针对会议目标作出报告或讨论。性质不同的会议,有不同的讨论方式。有些会议注重讨论,如对策会议;有的注重沟通,如协调会议。但不管何种形式,都必须紧扣会议目标,切忌离题或流于情绪性争辩。

  (3)总结阶段:在与会者充分讨论后,主持人应将各种意见加以整理、评价,作出结论或引导大家进行表决。切忌议而不决,浪费时间。

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